Grâce à un programme du Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH), les étudiants peuvent obtenir un remboursement qui couvre certaines dépenses reliées à leur participation au Congrès.  L’Institut jumèle cette offre à sa campagne de recrutement auprès des étudiants, de façon à attirer le plus grand nombre possible d’étudiants à son congrès annuel.
Comme les demandes dépassent les sommes disponibles (autour de 13 000$), l’Institut a mis sur pied un comité qui effectue le partage, en appliquant les règles suivantes.

Condition préalable
Les remboursements ne sont disponibles qu’aux étudiants membres en règle de l’IHAF à la date de la demande.  Vous pouvez envoyer votre adhésion ou votre renouvellement en même temps que votre inscription et votre demande de remboursement. 

Priorité aux auteurs de communications
Les auteurs de communication se verront rembourser presque tous leurs frais: inscription, transport, hébergement, moitié du banquet.
Les étudiants participant au congrès, sans être auteurs de communications, doivent payer leur inscription et leur banquet, s’il y a lieu; ils seront remboursés, dans la mesure des fonds disponibles, pour leur frais de transport, d’hébergement et la moitié du  prix du banquet (30$ remboursés sur un coût payé de 60$).

Remboursement des frais de transport
L’Institut rembourse les frais de transport des étudiants venant de plus de 100 km du lieu du congrès, au montant le moins cher entre l’autobus et l’essence (voir la grille ci-dessous).  Il favorise le transport le plus économique: covoiturage, transport en commun.  Pour encourager le co-voiturage, il remet au chauffeur 15$ par passager.  Il rembourse les frais de location du véhicule et de l’essence pour tout groupe de quatre personnes et plus. Pour les cas particuliers (villes éloignées), communiquer avec le secrétariat, par courriel, et on s’efforcera de trouver la solution la plus avantageuse.

Grille pour le remboursement des frais de transport           

Remboursement des frais d’hébergement
L’Institut a réservé un bloc de chambres jusqu’au 18 septembre 2007 au Holiday Inn Kingston-Waterfront (voir la feuille ci-jointe pour le prix des chambres). L'Institut ne peut rembourser que le prix d'une chambre en occupation double (avec un étudiant qui participe au Congrès et qui doit également nous faire parvenir sa demande). Si les fonds sont suffisants, on pourra aller cette année jusqu'à un maximum de 83$ par nuit par personne.  Les congressistes doivent réserver eux-mêmes leur chambre; cependant le secrétariat de l’Institut peut jumeler les personnes seules qui voudraient partager une chambre en occupation double (s’adresser à Lise McNicoll).  Il serait préférable de faire vos réservations avant d'avoir une réponse du Comité, quitte à l'annuler par la suite.

Frais de banquet
Le prix du banquet est de 60$.  L’Institut est prêt à rembourser la moitié du coût (30$) aux étudiants qui ont réservé une place.  Si un étudiant réserve pour le banquet et n’y vient pas, l’Institut doit quand même payer le prix complet.  En conséquence, les étudiants paieront au moment de l’inscription le plein prix (60$); ceux et celles qui annuleront après la date limite (jeudi, 18 octobre, à 11h) ou sans avertir ne seront pas remboursés.

Politique générale
De manière générale, plus le total des réclamations sera bas, plus la proportion du remboursement sera élevée.  S’il manque de fonds, les priorités seront établies de la manière suivante:

1 - rembourser les auteurs de communications;
2 - rembourser à chacun une partie de ses dépenses;
3 - s’il y a vraiment trop de demandes, donner priorité aux étudiants de doctorat, puis de maîtrise, puis de baccalauréat.

Examen des demandes
La date limite pour déposer les demandes est fixée au 21 septembre 2007.  À cette date, le comité examine les demandes et détermine les montants alloués à chacun en fonction de la politique établie.  Au plus tard, le 1er octobre, chacun des demandeurs sera averti par courriel (ou par courrier, mais cela arrivera plus tard...) du montant qui lui est alloué.  Il pourra prendre ses décisions en conséquence.

Comment se faire rembourser
Les bénéficiaires de remboursement doivent en faire la demande avant le 30 novembre 2007 en remettent à la secrétaire administrative ou en postant les pièces justificatives, notamment pour le transport et l’hébergement.  Seuls les étudiants qui ne réclament que les frais de banquet n’ont pas à produire de pièces justificatives. L’Institut ne rembourse pas plus que les dépenses encourues.

Nous souhaitons que ce mode de fonctionnement favorise la plus grande participation possible des membres étudiants au congrès de l’Institut.

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